3 Cara Efektif Dalam Melakukan Collection Untuk Perusahaan Anda

Collection ialah pengendalian piutang yang terjadi karena adanya kesepakatan pembiayaan. Adapun tujuan dari collection antara lain mengusahakan agar pembayaran customer atau pelanggan sesuai pada tanggal jatuh temponya, Meminimalisir kerugian atas tagihan yang tertunggak, serta melakukan hak perusahaan terkait dengan termin dan kondisi yang sudah disepakati dengan pelanggan.

Tugas dan tanggung jawab collection officer

Adapun tugas dan tanggung jawab collection dalam suatu perusahaan yaitu 

• Melakukan monitoring tagihan atas kontrak customer yang berjalan maupun yang tertunggak.
• Melakukan penyerahan hasil tagihan yang telah dikerjakan baik berupa uang tunai atau giro pada bagian keuangan
• Membuat dan memberikan laporan pada head collection tentang kinerja yang dilakukan baik mengenai masalah atau kasus yang dialami maupun yang berhasil ditangani
• Bernegosiasi kepada pelanggan

Baca juga: 5 masalah invoice dispute dan solusinya untuk perusahaan Anda

Kapan collection diperlukan ?

Dalam pengendalian tagihan customer atau pelanggan, ada beberapa jenis tipe kontrak yang ada yakni:

• Kontrak Lancar
  Kontrak Aktif yang tidak memiliki tunggakan cicilan biasanya kurang dari 3 hari.

• Kontrak Aktif
  Kontrak aktif yang memiliki tunggakan lebih dari 3 hari pada cut off tersendiri

• NPL (Non Performing Loan)
  Kontrak yang kolektibilitasnya disangsikan atau pembayaran macet sehingga butuh satu tindakan untuk mendapatkan tingkat pengembalian yang optimal. Jumlahnya tagihan yang ditagih ke customer masih sama sesuai hasil penghitungan skema. Dulu dikatakan sebagai kontrak Non Accrual atau bad dab

• WO (Write-Off)
  Kontrak yang telah dihapusbukukan dari pembukuan perusahaan, meskipun dengan operasional masih dikerjakan penagihan ke customer

3 cara untuk melakukan collection yang efektif

Seringkali, collection menjadi sebuah momok yang ditakuti oleh tim penagihan. Padahal, ini adalah kewajiban utama yang harus mereka jalankan. Bagaimana caranya agar bisa melakukan penagihan yang sukses? Berikut 3 tips penting yang dapat membantu collection team dari perusahaan.

Membayar lewat kartu kredit

Dengan menerima pembayaran kartu kredit akan dapat menghilangkan tekanan dari pembeli yang sedang mengalami kesulitan uang tunai. Ketika perusahaan Anda menerima pembayaran dengan menggunakan kartu kredit, maka bank penerbit kartu kredit akan mengirim pembayaran atas nama pelanggan mereka dan tidak mengharuskan mereka segera membayar, bank penerbit kartu biasanya akan memberikan waktu selama 30 hari. Dan ketika pemasok menerima pembayaran kartu kredit, maka  akan memperpanjang jendela kredit pembeli selama 30 hari. Hal ini akan meringankan beban pembeli Anda tetapi akan membuat  pembeli Anda membayar tepat waktunya. 

Kirim pemberitahuan otomatis untuk akun yang jatuh tempo

Dunia hutang usaha penuh dengan tugas-tugas yang rumit dan manual seperti halnya dunia piutang, dan tanggal jatuh tempo dapat berlalu begitu saja. Biasanya bagian collection akan  mengirim email atau menelepon untuk mengingatkan pembeli untuk membayar tagihan yang telah jatuh tempo tersebut. Akan tetapi mengirim email akan menghabiskan waktu spesialis penagihan. Adapun solusi yang dapat digunakan yaitu dengan mengotomatiskan pengingat untuk penagihan customer atau pelanggan. Dengan kontak otomatis, seluruh portofolio piutang dapat dipelihara oleh tim penagihan dan, mudah-mudahan, lebih sedikit jumlah tagihan yang menunggak.

Baca juga: 3 cara agar bisnis Anda dibayar lebih cepat

Daftar tugas harian otomatis

Ada banyak hal yang perlu diingat ketika seseorang menjadi  collection. Puluhan atau ratusan kontak dilakukan setiap hari. Ada janji untuk membayar, pembayaran sebagian, perselisihan yang perlu ditingkatkan dan perilaku sebelumnya untuk dipertimbangkan. Kolektor harus menyimpan banyak catatan yang akan menghambat tugas collection. Solusi perangkat lunak baru menjanjikan cara yang lebih baik untuk melakukan pekerjaan pengumpulan sehari-hari. Perangkat lunak koleksi otomatis berfungsi sebagai gudang untuk informasi tentang akun dan mendorong mereka untuk mencatat kemajuan mereka dan menghasilkan wawasan untuk manajemen.

Jika Anda tetap mengalami kesulitan dalam melakukan penagihan, percayakan Paper.id dalam membantu Anda melalui PaperTrade. Produk ini dapat membantu Anda dalam memberikan solusi berupa:

• Solusi penagihan dengan tim profesional kami.
• Jaminan pencairan invoice di awal sebelum jatuh tempo.
• Perpanjangan tempo pembayaran untuk customer Anda.

Hingga kini, sudah beragam perusahaan telah terbantu oleh kehadiran PaperTrade seperti Inaco, Unicharm, Mayora, dan sebagainya. Jika perusahaan Anda ingin merasakan efektivitas dalam penagihan, klik disini untuk cari tahu lebih lanjut!