5 Masalah Invoice Dispute & Solusinya Agar Penagihan Buyer Berjalan Lancar

Penagihan piutang tidak hanya sekedar mendatangi buyer, menagih hutang dan dibayar. Dalam dunia B2B, proses transaksi bisa berjalan sangat rumit, terutama dalam tahap tukar faktur.

Kesalahan sekecil apapun dalam invoice mulai dari kesalahan angka, jumlah barang yang dibeli dan sebagainya bisa memperlambat proses pembayaran. Dengan begitu, hal ini berdampak pada penagihan yang tidak bisa dibayar tepat waktu.

Masalah ini dikenal dalam tahap invoice dispute, sebuah tahap kolaborasi antara Anda dengan buyer/supplier dalam memecahkan masalah invoice. Berikut ini, 5 masalah yang kerap terjadi dalam invoice dispute dan bagaimana cara mengatasinya.

Masalah pada purchase order

Sadar atau tidak, ternyata masih banyak perusahaan yang tidak menyertakan atau ada kesalahan pada purchase order mereka. Hal ini terbukti berdasarkan penelitian Kathy Hoffelder dalam why firms don’t pay their invoices.

Sebanyak 49% responden dari 100 finance executive yang diwawancarai mengaku kalau mereka masih menemukan klien mereka lupa menyertakan atau ada kesalahan pada lampiran purchase order mereka. Kesalahan kecil dapat berakibat pada proses transaksi yang lambat dan terancam tidak dibayar tepat waktu.

Alasan belum terima invoice

Terkadang, collection officer perlu melakukan follow-up dengan menanyakan buyer apakah mereka sudah menerima invoice yang dikirimkan. Mungkin, Anda mengira hal ini terdengar remeh, karena banyak perusahaan tentunya pasti akan mengurus sebuah hal secara profesional.

Nyatanya, masalah ini dirasakan 11% responden dalam survey yang dilakukan oleh CFO mengenai alasan mengapa invoice mereka tidak dibayar. Sebuah perusahaan besar tentunya tidak akan mengurus invoice dalam jumlah satu atau dua, melainkan ribuan bahkan hingga puluh ribuan dalam sebulan.

Mau tidak mau, Anda harus terus melakukan follow up agar memastikan bahwa pihak finance bisa segera mengurus invoice tersebut. Jika tidak, invoice Anda terancam akan dibayar telat.

Kesalahan pengiriman invoice

Manusia memang tidak ada yang sempurna. Terkadang, hal kecil yang sudah menjadi kebiasaan juga tetap bisa salah. Salah satunya, mengirim invoice ke buyer. Human error bisa menjadi salah satu penyebab kesalahan pengiriman.

Tentunya, Anda tidak akan sadar jika Anda salah kirim email. Untuk mengatasi masalah ini, perlu adanya follow up agar memastikan invoice yang ada terkirim ke orang yang tepat. Dengan begitu, buyer Anda bisa segera memproses invoice tersebut dan membayarnya.

Apakah template invoice Anda sudah cukup jelas?

Invoice perlu memiliki template dengan bagian-bagian informasi yang jelas seperti, term of payment, identitas perusahaan dan juga klien Anda, barang yang dibeli serta total pembayarannya dan sebagainya.

Dengan informasi yang jelas dan terisi dengan benar, buyer Anda pasti akan memahaminya dengan baik. Perusahaan berskala medium dan besar tentunya perlu melakukan pendataan melalui data yang ada pada invoice.

Jika invoice yang ada tidak memiliki informasi yang lengkap, maka invoice Anda tidak akan diproses. Pastikan agar invoice Anda memiliki template yang pas!

Masalah-masalah diluar invoice

Invoice dispute tidak hanya sekedar invoice saja. Terkadang, ada hal lainnya yang juga menghambat proses pembayaran seperti kualitas barang yang tidak sesuai, barang yang dikirim tidak cocok, dan masalah pada servis yang diberikan.

Studi dari TermSync menyatakan bahwa 11% dari responden yang diwawancarai menyebutkan bahwa hal diluar invoice juga turut berpengaruh dalam hal ini.

Kesimpulan

50% perusahaan rata-rata menghabiskan 4 hingga 6 jam untuk proses invoice dispute. Jika dikalkulasi, Anda bisa menghabiskan waktu yang sangat lama hanya untuk proses tersebut. Di Amerika, setiap perusahaan harus menderita kerugian sebesar $400.000 per-tahun karena masalah ini.

Untuk mengatasi masalah ini, proses pengelolaan operasional yang lebih efektif diperlukan oleh setiap perusahaan. Percayakan paper.id untuk membantu Anda. Dengan solusi invoicing, payment dan financing, kami dapat membantu Anda dalam membuat operasional bisnis lebih efektif dalam pengelolaan dokumen agar lebih rapi dan terintegrasi sehingga pembukuan perusahaan lebih rapi dan mendapatkan akses pendanaan untuk pembayaran invoice sebelum jatuh tempo.