5 Tantangan Dalam Procurement Yang Kerap Terjadi Beserta Solusinya

Procurement merupakan suatu proses pengadaan barang yang dilakukan guna memenuhi kebutuhan operasional suatu perusahaan. Seiring dengan berkembangnya teknologi, procurement atau proses pengadaan barang dapat dilakukan secara online atau sering disebut dengan e-procurement. 

Keberadaan e-procurement dinilai sangat membantu perusahaan terutama dalam mengurangi biaya seperti penggunaan kertas. Tidak hanya itu adanya e-procurement juga dapat menghindari masalah kecurangan atau fraud dalam proses pengadaan barang.

Baca juga: Supply chain management dan perannya dalam memperlancar interkoneksi bisnis

Ketika bisnis Anda sudah berkembang dan semakin besar pastikan proses pengadaan barang perusahaan Anda mengikuti peningkatan permintaan pesanan pelanggan. Selain itu pastikan proses A/P di perusahaan Anda berjalan lancar, karena keduanya merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan dalam proses pengadaan barang. Di bawah ini kami merinci lima masalah utama yang dihadapi tim A/P dengan proses manual mereka dan bagaimana alat e-procurement dapat membantu memperbaiki kesenjangan dalam strategi usaha Anda.

Kesalahan dalam procurement akibat human error

Pada proses A/P, pengecualian terjadi setiap kali terjadi kesalahan komunikasi antara perusahaan Anda dan pemasok. Ketika ditemukan informasi yang salah tentunya akan memperlambat seluruh proses Anda karena semua pihak yang terlibat harus mengidentifikasi dan memperbaiki situasi. Hal ini menyebabkan waktu pemrosesan faktur yang lebih lama dan memperlambat proses procurement. 

Di situlah e-procurement masuk sebagai solusi untuk perusahaan Anda. Dengan memindahkan proses faktur dan pengadaan Anda ke format digital, Anda dapat mengurangi kemungkinan kesalahan manusia atau yang sering disebut human error saat memasukkan informasi. Dengan bantuan dari platform pemrosesan digital, tim account payable Anda dapat membuat koneksi digital dengan pemasok, serta menciptakan proses pengadaan barang yang cepat.

Kurangnya transparansi data

Kurangnya akses pada data dan informasi pemasok sering menjadi penyebab terjadinya kesalahan pada faktur. Menghadapi keterlambatan dalam menerima (atau memberikan) informasi penting akan mengganggu komunikasi yang nantinya akan menciptakan hambatan untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah tersebut. 

Ketika organisasi membuat keputusan berdasarkan informasi dan data yang tidak akurat, perusahaan membuka pintu terhadap risiko termasuk kekurangan persediaan, kelebihan persediaan dan tantangan procurement yang berdampak pada keuntungan Anda. Akan tetapi dengan merangkul platform e-procurement digital. Sistem e-procurement terpadu akan memusatkan komunikasi dan fungsi Anda sehingga akan menciptakan strategi manajemen data yang tepat.

Persetujuan invoice dan pembayaran makan waktu lama

Faktur tradisional dan proses persetujuan pembayaran rentan terhadap penundaan. Ketika perusahaan memilih untuk menggunakan proses manual seperti faktur kertas, dibutuhkan waktu lebih lama untuk meninjau informasi dan memproses faktur. 

Jika hal tersebut terjadi maka proses pembayaran pun akan membutuhkan waktu yang lama, sedangkan tanpa pembayaran, procurement barang akan tertunda dan menghambat pengiriman barang sampai ke tangan Anda. 

Namun, dengan platform e-procurement, Anda dapat mempercepat proses untuk mendapatkan pembayaran lebih cepat. Dengan akses digital atau elektronik, pembeli dan penjual akan memiliki akses instan ke produk, layanan, dan harga yang tersedia dan dapat memusatkan pelacakan transaksi mereka. Ini mengarah pada proses yang lebih aman, dan waktu persetujuan dan pemrosesan faktur yang lebih cepat.

Untuk mengatasi hal ini, gunakan teknologi PaperChain dari Paper.id. Teknologi ini dapat membantu Anda dalam berkomunikasi dan berkolaborasi dalam mengatasi masalah transaksi lewat satu platform. Hal ini semudah Anda chatting dengan teman lewat Facebook. Kenali lebih lanjut tentang PaperChain disini!

Masih menggunakan dokumen fisik

Dengan ratusan faktur kertas yang diproses pada waktu tertentu dan tumpukan dokumen yang harus disaring oleh tim A/P Anda akan sangat menyita waktu. Hal tersebut tentunya akan mempengaruhi proses A/P Anda. 

Berbeda halnya jika Anda merangkul digitalisasi, kebutuhan akan faktur kertas fisik menjadi sesuatu dari masa lalu. Dengan platform digital untuk e-procurement, pembeli dan pemasok dapat dengan cepat berinteraksi, berbagi informasi, dan melacak status faktur saat ini, semuanya di satu lokasi. Hal ini akan membantu perusahaan atau organisasi dalam pemrosesan transaksi yang cepat dan lebih sederhana.

Baca juga: 3 cara agar bisnis Anda dibayar lebih cepat

Proses manual memakan biaya yang besar

Tujuan departemen A/P Anda adalah untuk membuat operasi fungsional. Seringkali, sulit bagi organisasi untuk mencapai efisiensi menggunakan proses manual. Ketika mereka berkomitmen untuk beralih ke sistem elektronik, mereka dapat mengurangi kebutuhan input manual. Selain itu, mereka juga bisa mempercepat proses dan menciptakan transaksi yang lebih aman. 

Dengan mengotomatiskan permintaan pembelian dan faktur, alat digital e-procurement dapat mengurangi pekerjaan yang membosankan. Bukan itu saja, hal ini juga  memberi karyawan Anda lebih banyak waktu untuk bertindak secara strategis dalam peran mereka. Semakin banyak organisasi yang merangkul digitalisasi dan mengandalkan platform e-procurement, waktu dan biaya yang terkait dengan pemrosesan faktur akan berkurang. Pembeli dan pemasok akan menemukan diri mereka dengan hubungan bisnis yang lebih tangguh dan menguntungkan.